Efektywne planowanie i organizacja czasu pracy

Jeśli na Twoich barkach jest wiele zadań, masz wrażenie, że z niczym się nie wyrabiasz, a do tego o niektórych rzeczach zapominasz, jest jedna rzecz którą musisz wdrożyć – efektywne planowanie. Planowanie i organizacja czasu pozwalają na efektywniejszą pracę z jednego, prostego względu: jeśli dokładnie wiesz, co masz zrobić, koncentrujesz się właśnie na tym.

Dlaczego plan jest tak ważny?

Planowanie to oprawianie przyszłości w ramy teraźniejszości. Gdyby ekipa budowlana nie miała planu domu, mógłby się on różnić od wizji klienta, po zakończeniu prac budowlanych; gdyby firmy produkujące auta, nie dysponowały projektami samochodów, te także mogłyby odbiegać od założeń; gdybyś Ty zaplanował trasę dojazdu do poszczególnych osób w okolicy, zaoszczędziłbyś czas, nerwy i pieniądze.

Zanim pojawi się plan musisz wiedzieć, co będziesz planować i po co, dlatego też wypisz wszystko to, co chcesz zrobić – dziś, jutro, za rok, za 10 lat. Zacznij od skorzystania z technik wyznaczania celów (np. metoda SMART). Jednak sama wiedza, dotycząca kierunku, w którym zmierzasz, nie wystarczy, by tam dotrzeć. Po pytaniu “co”, zadaj pytanie “jak”, czyli stwórz plan działania, tak, by efektywnie realizować zadania.

Zaplanuj swój dzień z wyprzedzeniem

Aby całkowicie wykorzystać dany dzień, warto zacząć go już z gotowym planem. Zapisane zadania na kartce pozwalają zaoszczędzić wiele energii ze względu na brak konieczności ciągłego pamiętania o tym, co jest do zrobienia. Zaoszczędzoną energię można wykorzystać do pracy nad konkretnym punktem z listy. Dobrą informację stanowi fakt, że minuta poświęcona na planowanie, pozwala zaoszczędzić aż 10 minut czasu potrzebnego na realizację danego zadania. Przygotowanie listy zadań średnio zajmuje ok. 10-12 minut, co przenosi się na zaoszczędzone dwie godziny w ciągu dnia.

Stosuj zasadę Pareto

Pewien włoski uczony, Vilfredo Pareto, zauważył, że 80% dóbr znajduje się w rękach 20% społeczeństwa. Okazuje się, że ta zasada ma zastosowanie nie tylko w ekonomii. Zazwyczaj wystarczy przyswoić 20% materiału, żeby odpowiedzieć na 80% pytań na egzaminie. Jak to się ma do planowania? Nie musisz robić wszystkiego, by zrealizować swój cel: często 20% pracy będzie miało główny wpływ na 80% Twoich rezultatów.

Ustal priorytety – korzystaj z metody ABCDE

Jest to metoda, pozwalająca określić konsekwencje niezrobienia czegoś; i tak zadania A są konieczne do zrobienia, a niewywiązanie się z nich może nieść poważne konsekwencje; B powinieneś to zrobić, ale gdy nie zrobisz, konsekwencje będą łagodne; C to coś przyjemnego, nie niosącego za sobą żadnych konsekwencji; D  to zadania, które możesz delegować, a E – coś, co powinieneś eliminować, by mieć więcej czasu.

Rozróżniaj rzeczy ważne od pilnych

Ważne są te zadania, które zbliżają Cię do realizacji Twoich celów, a pilne to np. wyprowadzenie psa (musisz to zrobić, jednak nie przybliży Cię to w żaden sposób do twoich celów).

Wdrożenie powyższych wskazówek podniesie Twoją wydajność i efektywność w pracy. Jeden warunek – po przeczytaniu, wciel to w życie. Nawet najprostszy plan ma dużo większą wartość, jeśli jest realizowany, niż taki, który jest tylko na papierze. A efektywne planowanie jest warte naprawdę dużo.

 

Inne teksty

▶ aktualności

Kilka błędów w kampaniach crowdfundingowych, które popełniłem za ciebie, więc ty już nie musisz

Crowdfunding to bardzo plastyczna materia. Podczas zbiórki zawsze jest miejsce na popełnienie kilku nowych błędów, ale to także szansa na naukę. Dlatego więc… oto kilka błędów w crowdfundingu, które popełniłem…
▶ aktualności

10 dobrych rad przydatnych nie tylko w biznesie

Jak dobrze radzić sobie w biznesie, ale i w życiu? Oto 10 przydatnych rad, które przydadzą się zawsze! Stosuj je, a zobaczysz – jakość Twojego życia się poprawi. Stosuj “Prawo…